Órdenes de Compra
Las órdenes de compra (OC) gestionan el proceso de pedido de productos a proveedores. Una OC rastrea qué se pidió, a qué proveedor, para qué tienda y a qué costo. El ciclo de vida de la OC asegura la autorización adecuada antes de comprometerse con compras a proveedores.
Ciclo de Vida de la Orden de Compra
Cada orden de compra progresa a través de los siguientes estados:
- Borrador: La OC se está preparando. Los artículos pueden agregarse, editarse o eliminarse libremente.
- Enviada: La OC ha sido enviada para aprobación. Ya no puede editarse.
- Aprobada: Un gerente ha revisado y aprobado la OC. Está lista para enviarse al proveedor.
- Enviada al Proveedor: La OC ha sido comunicada al proveedor (por correo electrónico, fax u otros medios). La marca de tiempo de envío se registra.
- Parcial: Algunos pero no todos los artículos han sido recibidos. La OC permanece en este estado hasta que lleguen todos los artículos o se cierre manualmente.
- Recibida: Todos los artículos pedidos han sido recibidos y la OC está completa. Las cantidades de inventario se actualizan automáticamente.
- Cancelada: La OC fue cancelada antes de completarse.
Crear una Orden de Compra
Navegue a Gerente HQ > Órdenes de Compra y haga clic en "Nueva Orden de Compra".
- Seleccionar un Proveedor: Elija de la lista de proveedores. Solo los proveedores activos aparecen en el menú desplegable.
- Seleccionar una Tienda: Elija la tienda destino que recibirá la mercancía.
- Agregar Notas: Notas opcionales sobre el pedido (instrucciones de entrega, números de referencia, etc.).
Agregar Líneas de Artículos
Después de crear la OC, agregue productos buscando por nombre, SKU o código de barras. Para cada producto, especifique:
- Cantidad Pedida: Cuántas unidades está pidiendo al proveedor.
- Costo Unitario: El costo por unidad del proveedor. Este se establece por defecto al precio de costo actual del producto pero puede ajustarse.
El sistema calcula el total de la línea (cantidad multiplicada por costo unitario) y el total general de la OC automáticamente.
Enviar para Aprobación
Cuando todos los artículos estén agregados, haga clic en "Enviar". Esto mueve la OC al estado Enviada e impide más ediciones. El usuario que envía y la marca de tiempo se registran. Requiere el permiso purchase_orders.create.
Aprobar una Orden de Compra
Un usuario con el permiso purchase_orders.approve revisa la OC enviada y hace clic en "Aprobar". Esto confirma que la compra está autorizada. El usuario que aprueba y la marca de tiempo se registran.
Si la OC necesita cambios, el aprobador puede rechazarla, lo que la devuelve al estado Borrador para edición.
Enviar al Proveedor
Después de la aprobación, haga clic en "Marcar como Enviada" para registrar que la OC ha sido comunicada al proveedor. El sistema registra la marca de tiempo de envío. La comunicación real con el proveedor (correo electrónico, teléfono, EDI) ocurre fuera del sistema POS.
Recibir Artículos
Cuando la mercancía llega a la tienda, abra la OC y haga clic en "Recibir Artículos". Para cada línea de artículo:
- Verifique el envío físico contra los artículos pedidos.
- Ingrese la cantidad recibida para cada producto. Esta puede ser menor que la cantidad pedida si faltan artículos o están dañados.
- Haga clic en "Guardar Recepción".
El sistema actualiza las cantidades de inventario automáticamente según las cantidades recibidas. Si todos los artículos se reciben completamente, la OC pasa al estado Recibida. Si algunos artículos aún están pendientes, pasa al estado Parcial y puede recibir los artículos restantes después.
El usuario que recibe y la marca de tiempo se registran para cada evento de recepción, creando una pista de auditoría.
Cancelar una Orden de Compra
Las OC en borrador, enviadas o aprobadas pueden cancelarse haciendo clic en "Cancelar". Las OC enviadas al proveedor o parcialmente recibidas solo deben cancelarse después de coordinar con el proveedor. Las OC completamente recibidas no pueden cancelarse.
Ver el Historial de Órdenes de Compra
La página de lista de OC muestra todas las órdenes de compra con su estado, proveedor, tienda, total y fechas. Filtre por estado, proveedor, tienda o rango de fechas. Haga clic en cualquier OC para ver el detalle completo incluyendo todas las líneas de artículos, cantidades pedidas vs. recibidas y la pista de auditoría de aprobación.
Permisos
| Permiso | Descripción |
|---|---|
purchase_orders.view | Ver la lista y detalles de órdenes de compra |
purchase_orders.create | Crear nuevas órdenes de compra y enviarlas |
purchase_orders.edit | Editar órdenes de compra en borrador |
purchase_orders.approve | Aprobar o rechazar órdenes de compra enviadas |
purchase_orders.receive | Recibir artículos de órdenes de compra |
purchase_orders.delete | Eliminar órdenes de compra en borrador |