Hojas de Trabajo
Las hojas de trabajo proporcionan una forma controlada y auditable de realizar cambios masivos a productos en todas sus tiendas. En lugar de editar productos uno por uno, crea una hoja de trabajo que describe todos los cambios, la envía para aprobación y luego aplica los cambios aprobados en una sola operación.
Tipos de Hojas de Trabajo
Cada hoja de trabajo tiene un tipo específico que determina qué clase de cambios contiene:
- Cambio de Precio: Actualizar el precio de venta y/o el precio de costo de uno o más productos. Úselo para actualizaciones regulares de precios, ajustes estacionales o cambios en costos de proveedores.
- Actualización de Producto: Modificar atributos del producto como nombre, departamento u otros detalles (excluyendo precio e impuesto, que tienen sus propios tipos de hoja de trabajo).
- Cambio de Impuesto: Reasignar productos a un grupo de impuestos diferente. Esto es útil cuando cambian las regulaciones fiscales o cuando los productos fueron asignados a la tasa de impuesto incorrecta.
- Desactivar: Desactivar productos que se están descontinuando. Los productos desactivados ya no aparecen en la búsqueda del Terminal POS y no pueden venderse.
- Producto Nuevo: Agregar productos completamente nuevos al catálogo. La hoja de trabajo contiene todos los datos del producto (SKU, código de barras, nombre, precios, departamento, grupo de impuestos) para cada artículo nuevo.
Crear una Hoja de Trabajo
Navegue a Gerente HQ > Hojas de Trabajo y haga clic en "Nueva Hoja de Trabajo". Seleccione el tipo de hoja de trabajo del menú desplegable e ingrese una descripción opcional (por ejemplo, "Aumentos de Precio Q2 2026" o "Descontinuar Artículos de Temporada").
Agregar Elementos a la Hoja de Trabajo
Después de crear la hoja de trabajo, agregue elementos de cambio individuales. El proceso varía según el tipo de hoja de trabajo:
- Cambio de Precio: Busque productos por nombre, SKU o código de barras. Para cada producto se muestran el precio de venta y el precio de costo actuales. Ingrese los nuevos valores. Puede cambiar uno o ambos precios por elemento.
- Cambio de Impuesto: Busque productos y seleccione el nuevo grupo de impuestos del menú desplegable. El grupo de impuestos actual se muestra como referencia.
- Desactivar: Busque y agregue los productos a desactivar. No se necesitan valores adicionales.
- Producto Nuevo: Complete todos los campos del producto (SKU, código de barras, nombre, precio de venta, precio de costo, departamento, grupo de impuestos) para cada producto nuevo.
- Actualización de Producto: Busque productos y especifique los campos a actualizar.
Puede agregar tantos elementos como necesite a una sola hoja de trabajo. Cada elemento muestra una comparación clara entre el valor actual y el nuevo valor propuesto.
Seleccionar Tiendas Destino
Por defecto, una hoja de trabajo se aplica a todas las tiendas activas. Si necesita aplicarla solo a tiendas específicas (por ejemplo, un cambio de precio regional), haga clic en "Seleccionar Tiendas" y marque solo las tiendas que deben recibir los cambios. El estado de aplicación de cada tienda se rastrea independientemente.
Flujo de Trabajo de la Hoja de Trabajo
Las hojas de trabajo siguen un flujo de aprobación estricto con cinco estados:
1. Borrador
Cuando crea una hoja de trabajo por primera vez, está en estado Borrador. Puede agregar, editar o eliminar elementos libremente y cambiar las tiendas destino. Las hojas de trabajo en borrador solo son visibles para usuarios con el permiso worksheets.view.
2. Enviada
Cuando la hoja de trabajo está lista, haga clic en "Enviar para Aprobación". Esto mueve la hoja de trabajo al estado Enviada y la bloquea para edición. Enviar requiere el permiso worksheets.submit. La marca de tiempo de envío y el usuario que envía se registran.
3. Aprobada o Rechazada
Un usuario con el permiso worksheets.approve revisa la hoja de trabajo enviada. Puede:
- Aprobarla, lo que la mueve al estado Aprobada y registra quién la aprobó y cuándo.
- Rechazarla con un motivo de rechazo obligatorio, lo que la mueve al estado Rechazada. Una hoja de trabajo rechazada puede editarse y reenviarse.
La persona que envió la hoja de trabajo no puede aprobar su propia hoja -- un usuario diferente debe realizar la aprobación.
4. Aplicada
Después de la aprobación, un usuario con el permiso worksheets.apply hace clic en "Aplicar". El sistema procesa cada elemento de la hoja de trabajo y actualiza los productos correspondientes en la base de datos de HQ. Los cambios luego se ponen en cola para sincronización a las tiendas destino. La marca de tiempo de aplicación se registra y la hoja de trabajo se convierte en solo lectura.
Para hojas de trabajo grandes, la operación de aplicación puede tardar unos segundos. Un indicador de progreso muestra cuántos elementos se han procesado.
Ver el Historial de Hojas de Trabajo
La página de lista de hojas de trabajo muestra todas las hojas de trabajo con su estado actual, tipo, fecha de creación y el usuario que las creó. Puede filtrar por estado, tipo o rango de fechas. Haga clic en cualquier hoja de trabajo para ver la vista de detalle completa, incluyendo todos los elementos con sus valores antes/después, tiendas destino y la pista de auditoría completa de quién creó, envió, aprobó y aplicó la hoja de trabajo.
Permisos
El sistema de hojas de trabajo usa cinco permisos separados para garantizar la separación de funciones:
| Permiso | Descripción |
|---|---|
worksheets.view | Ver la lista y detalles de hojas de trabajo |
worksheets.create | Crear y editar hojas de trabajo en borrador |
worksheets.submit | Enviar hojas de trabajo para aprobación |
worksheets.approve | Aprobar o rechazar hojas de trabajo enviadas |
worksheets.apply | Aplicar hojas de trabajo aprobadas a productos |
worksheets.delete | Eliminar hojas de trabajo en borrador |